Web会議ブースを選ぶポイントは?実際のオフィスで3社のブースを比較できる「オフィス見学」

オフィスで3社のブースを比較できる「オフィス見学」

コロナ禍でリモートワークの導入が進んだことで、オフィスの移転やリニューアルを行う際に、Web会議ブースを設置したいと考えている企業は多いのではないだろうか。ブースはコロナ前から駅の構内などでの設置が広がっていて、Web会議やオンラインでの採用活動が増えたことで、オフィス内に設置する企業も増えつつある。
一方で、ブースを選ぶ際には事前に確かめておきたいことも多い。各メーカーの製品の特徴や機能、消防法への対応など、導入後に後悔しないために押さえておくべきポイントはたくさんある。
ビジネスインフラ全般を扱うMEGAグループ(本社・東京都渋谷区)の1社で、オフィスの移転やリニューアルをトータルでサポートする株式会社Office空間(以下Office空間)では、コロナ渦以降の新しい働き方を体現した自社のオフィスを公開する「オフィス見学」を実施している。実際に使用しているオフィス家具などを見て、体験をすることも可能だ。
このオフィス見学に、2022年5月からOffice空間が推薦する3種類のWeb会議ブースが導入された。各メーカーのブースの大きさや特徴を実物で比較できる。Office空間の清水蘭代表取締役社長に、Web会議ブースを選ぶ際に後悔しないためのポイントを聞いた。

株式会社オフィス空間 代表取締役社長 清水蘭

株式会社オフィス空間 代表取締役社長 清水蘭 (しみず らん)様
メガグループ 株式会社オフィス空間 代表取締役社長。2003年 同親会社にあたる株式会社メガへ中途入社し営業職として勤務。新規オフィス開設をされる企業を対象に、通信系インフラの再構築提案を軸にオフィスづくりの経歴を重ね、同社が株式会社オフィス空間を設立した後、取締役に就任。2021年1月 オフィス空間代表取締役に就任。

渋谷駅直結のオフィスがショースペースに

渋谷駅直結のオフィスがショースペースに

JRや私鉄、地下鉄などが乗り入れる巨大ターミナルの渋谷駅。駅に直結し、オフィスやホテル、商業施設などが入居している渋谷マークシティの14階に、オフィス見学ができるMEGAグループの本社がある。

MEGAグループはビジネスインフラ企業として、オフィスの設計や内装から、システムの構築と運用、さらには人材採用からメディア制作までトータルでサポートしている。本社オフィスではOffice空間などグループ内の6社が業務を行っている。

本社のオフィス見学は、2010年に始めたオフィスを2021年2月にフルリニューアルした。実際に業務で使用している家具などを見て触ることができる、新しい形のショールームと言える。

オフィスにはフリーアドレス制を導入。デスクスペース以外に、必要なときに打ち合わせができる可動式のデスクを置いたマグネットスペースや、集中ブース、会議室などがある。使用している家具や設備以外にも、各メーカーのカタログを取り揃えた。オフィス見学を始めた理由を、Office空間の清水社長は次のように説明する。

「一般的なショールームはメーカーが自社の商品を展示する場所で、そのメーカーのラインナップを知るには適した場所です。ただ、使う場面をイメージできる環境を作っているものの、実際のオフィス環境とは規模感が違います。それに、他のメーカーの商品との比較はできません。

そこで私たちが始めたのが、ショールームとしてのオフィス見学です。各メーカーの商品を実際にどのように使っているのかを見ていただきます。多くの方が興味を持たれているのは、フリーアドレスへの対応ですね。当社は切り替えがうまくいきましたので、席を固定化させないためのツールやポイントをご紹介しています」

席を固定化させないためのツール

清水社長によると、コロナ禍になって2年以上が経過して、オフィスのリニューアルを検討する企業は増えているという。その際に、Web会議ブースに興味を持っている企業も多い。そこで、3社のWeb会議ブースを導入して業務で使用するともに、2022年5月からオフィス見学の来場者にも公開を始めた。

「コロナ禍が3年目に入って、自社のオフィスはこうしようと、今後の方向性を定めた企業が多いと感じています。リニューアルを検討するときに、課題となるのが会議室の数です。社内の偉い人が会議室を占有する傾向が以前からあるほか、Web会議の機会が圧倒的に増えたことで、会議室が不足していると感じている企業は少なくありません。

ただ、会議室をたくさん作ると、それだけで貴重な空間でかなりの面積を占めてしまいます。この会議室不足を解決する策のひとつが、Web会議ブースの導入です。従来のオフィスだけでなく、社員が業務内容や気分に合わせて働く場所を選択するABWや、フリーアドレスのオフィスにもWeb会議ブースは適していて、人気も高まって常に稼働しています。特に声が大きい人や、周りを気にして遠慮した声の人は、好んで中にとじこもってますね」

主要メーカー3社のWeb会議ブースを比較できる

オフィス見学で体験できるのは、デザインや機能、オフィスとの調和などの面でOffice空間が推薦する、主要メーカー3社のWeb会議ブースだ。

展示ブース1. WORKPOD(コクヨ株式会社)

WORKPOD(コクヨ株式会社)

まず、オフィス家具メーカーのコクヨが手掛けるWORKPOD FLEX(ワークポッド フレックス)。デスクの両側にあたる2面がフルガラスになっているのが特徴で、壁の部分は多彩なカラーが選べるなどインテリア性が高い。1人用は横幅が1.1メートルとコンパクトで、採光性に優れているので窓際にも設置しやすいなど、置く場所を選ばない製品と言える。

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展示ブース2.TELECUBE by OKAMURA(株式会社オカムラ)

TELECUBE by OKAMURA(株式会社オカムラ)

次に、Web会議ブースではトップシェアを誇るオカムラのTELECUBE(テレキューブ)。オカムラは国内で最初に個室ブースを開発したメーカーで、鉄道各社の駅などに有料のワークスペースとして設置されているブースの多くがこの製品だ。中に入ると人感センサーで自動で点灯するなど、ハイクオリティな仕様になっている。

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展示ブース3. Biz Breakビズブレイク(イナバ インターナショナル株式会社)

Biz Breakビズブレイク(イナバ インターナショナル株式会社)

もうひとつは、物置メーカーで有名な稲葉製作所の子会社、イナバインターナショナルが2022年1月に発売したBiz Break(ビズブレイク)。Web会議ブースでは後発だが、デザインは一流工業デザイナーの奥山清行氏が手掛けていて、イナバ物置の生産技術と物流網によって100万円を切る価格で全国に提供することを可能にした。

ビズブレイクのさらに詳しい商品情報はこちらのリンク記事をご覧ください!

3つのWeb会議ブースが並べられているところを見ると、高さや幅、ガラス面の広さ、内装の違いなどそれぞれの特徴がよく分かり、自社のオフィスにどのブースを選ぶべきか判断しやすい。見学した人の多くが3種類すべてのブースではなく、どれか1種類に絞った見積もりを依頼するという。

また、遮音性を比較できるのもオフィス見学のメリットだ。消防法では非常放送設備の設置が義務づけられていて、100平方メートル以上のフロアでは緊急時に92dB以上の音で放送をしなければならない。その放送が聞こえるために、Web会議ブースはスピーカーから半径8メートル以内に設置すると同時に、ブース内でも68dB以上の音で聞こえる必要がある。

コクヨ、オカムラ、イナバインターナショナルのそれぞれのブースは、いずれも消防法をクリアし、全国所管の消防署への申請サポートもしてくれる。安全性が認められた範囲の中で、遮音性や静音性については若干の違いがある。実際に稼働しているオフィスの中で確認することで、納得して選ぶことができるだろう。

ブースを選ぶ際に後悔しないためのポイント

Web会議ブースを選ぶ際に、デザインや機能とともに気になるのは価格だ。価格の安いブースは、オフィス見学で体験できる3社以外にもある。しかし、安さだけで選ぶと、現在のオフィスには設置できても、次に引っ越した際に使えなくなるケースもあると清水社長は指摘する。

ブースを選ぶ際に後悔しないためのポイント

「Web会議ブースを設置する際には、消防法に基づいた届け出が必要です。ひとつの部屋と同じ扱いになるので、非常放送以外にも様々な基準を満たす必要があります。そのひとつがスプリンクラーです。当社が導入しているメーカーの製品にはついていますが、価格の安い製品にはついていないものもあります。

現在入居している建物でスプリンクラーがないWeb会議ブースを設置できたとしても、オフィスを移転した場合に、次の建物でも設置できるとは限りません。そうすると捨てるしかなく、安さだけで選ぶと後悔する可能性が高くなるのです。

設置している3社のWeb会議ブースは消防法のあらゆる面をクリアしていて、全国で設置申請が通っている安心感のある製品です。一度導入すれば10年、15年と長く使えます。引っ越しをするたびに会議室を作り原状回復を導入するコストを考えると、コスト面でも可動性面でも優れていますので、安心感を重視してこの3社をおすすめしています」

Office空間ではオフィスの内装から物件探し、システム構築までトータルでサポートしている。Web会議ブースについても、新たにオフィスを作る場合はもちろん、現在のオフィスに導入する場合でもオフィス設計のコンサルタントが相談に乗り、個々の企業に最適化した形で提案する。

「Web会議ブースの導入をご検討されている場合、その背景からご相談に乗ります。ブースを入れるべきなのか、会議室を作るべきなのかを、将来的な移転や拡張の計画も含め、総合的なメリットを比較してご提案します。

最も重要なのはお客様の満足です。当社はオフィスに関することを全て手掛けていますので、私たちが持っている知見を全てお伝えしたうえで、お客様に最適な判断をしていただいて満足してもらえればと考えています」(清水社長)

Web会議ブースは出社する価値を生み出す

Web会議ブースは出社する価値を生み出す

MEGAグループの本社オフィスに入っている3台のWeb会議ブースは業務で使用していて、7割から8割程度の高い稼働率を誇っている。とりあえずといった発想で1台導入した企業では、利用者が殺到してすぐに2台目の導入を検討するケースもあるという。清水社長は最初から複数台の導入を検討することを薦めている。

「初めて導入される場合は、2台以上入れた方がいいですよとアドバイスしています。1台入れると利用者が多くなって、必ずと言っていいほど2台目が欲しくなります。

おそらく今後のオフィスは、Web会議専用ブースの複数台運用が主流になっていきます。1台と複数台では総合的な費用を考えると選ぶ製品も変わってきますので、複数導入することを念頭に置いた方がいいでしょう」

また、リモートワークが定着していくなかで、従業員にオフィスに来てもらうためにWeb会議ブースを導入する企業も多いという。

「従業員が会社に行きたがらないのに対して、経営者は会社に来てほしいという構図があると感じています。直接のコミュニケーションを大事にしている企業の場合は、リモートワークであってもできるだけお互いの顔を見たいと考えるでしょう。

その際にWeb会議ブースは、従業員をオフィスに呼び込むためのツールです。導入することでオフィスに来ることの価値を提供できて、従業員の満足度を高めることにもつながります。まずは実際に見ていただきたいですね」

オフィス見学は予約制で、業務が行われている時間に見学ができる。各メーカーの製品を比較できるだけでなく、オフィスにWeb会議ブースを設置する際のポイントを知るうえでも貴重な場所と言えそうだ。

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アクセス


住所:東京都渋谷区道玄坂1-12-1 渋谷マークシティウエスト14階
アクセス:「渋谷駅」 直結京王井の頭線、東京メトロ銀座線、東急東横線・田園都市線、JR山手線・埼京線の各線


田中圭太郎

田中圭太郎
ジャーナリスト・ライター。1973年生まれ。大分県出身。1997年早稲田大学第一文學部東洋哲学専修を卒業。同年大分放送に入社。報道部、東京支社営業部勤務を経て、2016年フリーランスとして独立。ジャーナリストとして雑誌やWEBメディアで社会問題を中心に執筆。相撲ジャーナリストとしても「大相撲ジャーナル」で取材・執筆を担当するほか、インタビュー記事も多数手がけるなどライター・編集者としても活動している。著書は『パラリンピックと日本 知られざる60年史』(集英社)。