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オンライン会議する場所がない！会議室不足の問題点と解決方法とは？

オンライン会議の5つの問題点とは

オンライン会議は場所を問わずに、「複数の人と同時に会話ができる」のがメリットです。
しかし、オンラインならではの問題点もいくつか存在します。
ここでは、オンライン会議をする際に考えられる5つの問題点をご紹介しましょう。

1.「オンライン会議する場所がない！」場所の問題

オンライン会議は、インターネット環境が完備されていればできますが、決して「どこでも良い」というわけではありません。

テレワークで最もよく使われているのは自宅で、オンライン会議を業務の一環として行う人も多いでしょう。自宅に個室がある人や一人暮らしの人なら、オンライン会議をするのに何の支障もありません。

ただ、家族と暮らしている場合、「家族がいると集中できない」「家族にも知られてはいけない機密事項を話し合う」などに該当する際は、オンライン会議だけでも自宅以外で行うことになります。

2.「周りがうるさい！」周囲の騒音の問題

周囲の騒音も気になる問題のひとつです。

たとえば、オフィスでは社員同士の雑談などが集中力を妨げる場合があります。
自分は会話に参加していなくても、他の社員が話し合っている声を耳にしてしまうため、オンライン会議を自席でするときなどは、非常にやりづらいといえるでしょう。反対に、会議中に発言する自分の声が、周囲の人に迷惑になっていることも考えられます。

また、近くの席の人がパソコンのキーボードをたたく音や、窓やドアを開ける音、席を立って移動する時の音など、数え上げたらきりがないかもしれません。

オフィスで騒音が発生する原因には、以下のものがあげられます。

1.オフィスのドアや窓、換気扇などの隙間から音が通過して漏れる
2.オフィスの構造を伝わって別の部屋から音が伝わってくる
3.オフィスの素材を通過して、隣室に漏れてしまう

このように、オフィスでは防音対策を講じないと、会議室などでも周囲の騒音が聞こえてくることが考えられます。

自宅の場合は近所の子供の騒ぐ声や近隣のサイレン音など、生活音が相手に丸聞こえということもあるでしょう。自分の子供など家族の場合は対策の立てようもありますが、ご近所の場合は「静かにしてください」というのも何となく言いづらいものです。

また、カフェなど不特定多数の人が出入りする場所でも、周囲の雑音がマイクに入ってしまい、こちらの声が相手に聞きとりにくいという事態も考えられます。同様に自分自身も周囲の環境が騒がしいと、相手の話し声が良く聞こえません。コワーキングスペースも個別のブースでなければ周囲の話し声が聞こえることも考えられます。

オンライン会議では、お互いの音声がはっきりと聞こえることが肝心です。そのため、双方の声がクリアに聞こえる環境が必要となります。

3.「画像や音声が途切れる！」ネットワーク回線の問題

オンライン会議はインターネットを利用するため、ネットワーク回線の安定性とWi-Fi接続時のセキュリティ面が重要です。オンライン会議は一定の通信速度がないと画面がフリーズしてしまうなど、会議が中断してしまうこともあります。事前に安定したネットワーク回線であるかどうかを確認しておいたほうがよいでしょう。

また、セキュリティ面にも配慮しなくてはなりません。安全性が確保されていない回線を使ってしまうと、顧客情報など重要機密が漏洩してしまうリスクがあります。フリーWi-Fiを提供している場所でオンライン会議をする際には、パソコンにセキュリティソフトを入れるなど細心の注意が必要です。

オフィスでの防音対策について詳しく知りたい人は、こちらのリンク記事を参考にしてください！
▷オフィスの防音対策をしよう！ 音漏れの原因や便利なWeb会議ブース、工事なども解説

4.「雰囲気が分からない！」コミュニケーションの問題

オンライン会議はパソコンの画面越しに相手と話すので、直接対面で話すときのように、参加者の雰囲気や表情などをつかみにくいのがデメリットです。話し方の抑揚や言葉の細かいニュアンスを把握できないため、いささかコミュニケーションが取りにくいかもしれません。

参加者が多い場合は意見を述べるタイミングを逃してしまうこともあるので、”ただ、その場にいる”という状況になることもあります。人によっては、対面で話すより神経を使ってしまうこともあるでしょう。

5.「使いこなせない！」ITリテラシーの問題

ITリテラシーとは、ITに関連する事柄を理解して適切に活用できるスキルのことです。
必要とされる知識には、「ITの動向」「ビジネスの改善」「リスクへの対応」などがあげられます。

インターネットを主軸としている現代社会のビジネスにおいては、IT分野での事象や情報を正しく理解し、関係者と適切なコミュニケーションを取って、効率的に業務を推進することが求められています。

ITリテラシーが低いと「生産性の低下」や「コミュニケーション不足」、「SNSの炎上」などを招き、ビジネスに支障が出るので注意が必要です。

本当にオンライン会議に最適な場所とは

場所を問わずにミーティングできるオンライン会議は、新しい働き方のひとつです。
ここでは、オンライン会議に最適な場所についてご紹介します。

オフィスや社内の施設

近年では新型コロナウイルスの感染対策として、テレワークやフレックス制度を採用している企業が増えました。とはいえ、まだまだオフィスに出勤して働いている人も多いでしょう。

仕事に集中しやすい環境でいえば、やはりオフィスが一番ですが、オンライン会議をするときに自分のデスクで行うと、他の社員に迷惑をかけてしまうことも考えられます。
そのため、会議室を予約したり、人気の少ないスペースを利用したりすることが必要です。

家など自宅部屋

自宅でテレワークをすると通勤にかかる時間がなくなるため、時間を効率的に使えるのがメリットです。満員電車のストレスから解放されるのも嬉しいポイントでしょう。

ただ、オンライン会議を行う場合は、テレワークでの作業と違い、自宅ならではの雑音が気になるのがデメリットです。たとえば小さなお子さんがいる場合は泣き声や騒ぐ声、近隣のサイレンの音など、生活感満載の音が気になって会議に集中できないケースも想定できます。

また、自宅だと「何となく仕事をする気になれない」など集中力に欠けてしまうという声もあり、会社側も従業員の就業状況を適正に把握する必要があります。

喫茶店やカフェ

インターネットの発達により、おしゃれなカフェでパソコンをたたきながらテレワークをする人が増えてきました。ただ、書類作成など単純作業なら問題ありませんが、オンライン会議となると声を出して発言することが多いため、他のお客さんの迷惑になってしまうことが考えられます。

また、不特定多数の人が利用する場所であり、フリーWi-Fiはセキュリティの保護が確立されていない場合もあるので、機密性の高い情報が漏洩してしまう可能性もゼロではありません。パソコンの盗難も多いので、注意が必要です。

貸し会議室

昨今ではさまざまなレンタルオフィスが駅の近くで営業をしており、施設内の貸し会議室をレンタルして、オンライン会議や取引先とのミーティングに利用している会社が増えています。

貸し会議室は、カフェのように不特定多数の人間が出入りしないので、周囲の話し声や雑音がないのがメリットです。予約する手間はありますが時間単位で気軽にレンタルできるので、必要に応じて利用するのがよいでしょう。

ただ、必ずしも空室があるとは限りませんし、1人など少人数で利用する場合は割高になってしまうケースもあります。

また、借りたいときに必ず空きがあるというわけではありません。また、予約の手間やオフィスから移動する手間も発生しますし、頻繁に利用するとコストが割高になってしまいます。

カラオケボックス

コロナ後は、カフェやホテル、カラオケボックスなどの施設が、新しい業態のひとつとして、テレワーク向けの新しいサービスを提供するようになりました。

カラオケボックスでもテレワーク用のサービスを提供するようになり、大手カラオケ店のビッグエコーでは、「完全個室型」「飲み放題」「全店舗OK」などのテレワークプランを用意しています。貸し会議室よりリーズナブルな料金も魅力です。

カラオケボックスはもともとが密室のため、オンライン会議を行ってもカフェのように気を遣う必要がありません。
デメリットとしては、カフェ同様にWi-Fiのセキュリティにリスクがあることがあげられます。また、自宅やオフィスのように窓があるなど通気性が確保されていないため、閉塞感を感じる場合があるようです。

コワーキングスペース

会社以外の場所で快適に仕事ができる環境として、注目されているのがコワーキングスペースです。サテライトオフィスとして利用する企業も増えています。

Wi-Fi環境はセキュリティ対策がされており、貸し会議室もあるのでオンライン会議をする場所としても最適です。カフェやカラオケボックスなどより、仕事をする環境が整えられているので長時間のテレワークにぴったりといえます。

コワーキングスペースは駅からすぐ近くなど、立地条件が良いところが多いので、利便性が高いのも大きな魅力です。

希望のスペースを探したい方には、オフィス検索サイト「OFiT」がおすすめです。全国にあるコワーキングスペースが多く掲載されており、ご自身が使いたい場所で検索することが可能です。

オフィス検索サイト 「OFiT」

サテライトオフィス

サテライトオフィスとは、企業の本社から離れた場所に設置されたオフィスのことです。
支社や支店、営業所などは、会社側が事業や業務などをするために適切な場所に設置します。一方、サテライトオフィスは従業員が働きやすい場所を重点に置いて設置しているのが特徴です。

都市部に本社のある企業が地方にサテライトオフィスを設置すると、地方の優秀な人材を活用できるため、新しい働き方のひとつとして注目されています。

地方の古民家を改修してサテライトオフィスにする事例もあり、オンライン会議をしながら都市部と地方で同じプロジェクトを進めていけます。

東京でおすすめの人気8エリアにあるサテライトオフィスを知りたい人は、ご覧になってください！

集中ブース

オフィスの空きスペースを活用して集中ブースを設置すると、効率良く空間を利用できるようになります。

集中ブースには、「個室型」「パーテーション型」「ソファ型」などさまざまなタイプがあり、完全個室型ではオンライン会議をスムーズに行うことが可能です。集中ブースを利用すると、周囲の雑音や人の気配をシャットアウトできるので、快適な環境でオンライン会議に参加できます。一人で集中したいときのワークスペースとしても、利用価値が高いのもメリットです。

最近は集中ブースが駅やオフィスビル・商業施設にも設置されるようになりました。

そんな方におすすめなのは「いつでもどこでもテレキューブ」です。
15分単位で使えるので、出先でWEB会議や急務の作業をするのに最適です。

Web会議ブース

Web会議ブースとは、オンライン会議や対面でのミーティングなどに使用される「個室ブース」のことです。「ワークブース」「オフィスブース」「テレカンブース」「集中ブース」などとも呼ばれています。

Web会議ブースには、パーティションで囲った「オープン型」、天井がオープンになっている「セミクローズ型」、天井付きの「クローズ型」の3つのタイプに分けられます。

機密性が高い商談やオンライン会議を行うときは、天井付きの「クローズ型」が音漏れがしないためオススメです。気軽な面談は「オープン型」、集中してオンライン会議をしたいときには「セミクローズ型」が適しています。

おすすめするWeb会議ブース（テレワークブース）について詳しく知りたい人は、こちらのリンク記事をご覧になってください！
▷Web会議ブース（個室ブース）44機を人数別・防音別で比較。2023年最新版

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え意外⁉ こんなところでもオンライン会議ができる

オンライン会議は、自宅やレンタルスペースなど一般的な場所以外でも行うことが可能です。
ここでは、オンライン会議ができる「意外な場所」をご紹介していきましょう！

居酒屋など飲食店

個室や半個室を用意している居酒屋であれば、オンライン会議をできないことはありません。お店によっては襖やドアなどの入り口を閉められるところもあるので、周囲の話し声や騒音をある程度シャットアウトできます。近頃ではWi-Fiが使える居酒屋も多いので、インターネットを利用することが可能です。

ただ、本来ビジネスをする場ではなく、部屋ごとに防音対策がされているわけではないため、お酒を飲んで騒いでいる人の声が相手先に筒抜けになってしまうというリスクも考えられます。重要な会議ではなく、ある程度気軽なミーティングのときに利用する方が良いかもしれません。

ビジネスホテルなどの宿泊施設

新型コロナウイルスの感染拡大後、空いている部屋をテレワーク用のプランとして提供するビジネスホテルも増えてきています。

もちろん個室なので、周囲の話し声や騒音に悩まされることはありません。電源も完備されており、フリーWi-fiが用意されています。テレワーク用の日帰りプランなどを提供しているホテルもあり、比較的リーズナブルな価格で利用できる場合もあります。

毎日の利用ではなくスポット的に利用すれば利用料金も高額にならず、気分転換にもなるでしょう。

ネットカフェや喫茶店

ネットカフェでもテレワーク用のプランを提供しています。
フリーWi-fiや電源も完備されているので、オンライン会議をすることが可能です。
鍵付きの防音個室がある店舗なら、安心してオンライン会議に集中できるでしょう。

複数メンバーで利用可能なライセンス契約型定額プランなどもあり、サテライトオフィスとして活用する企業も多いようです。フリードリンクなども利用できるのでコスパ良く利用できます。

公共施設にあるテレワークブース

近年、首都圏の駅やコンビニ、ショッピングモールなどの通路、行政施設の通路などに設置されているのが「テレワークブース」です。テレワークブースとは、ひと昔前のテレフォンボックスのような個室型のブースで、駅や商業施設など公共の場所でも多く設置されています。

テレキューブサービス株式会社では、スマホ1つで予約やロック解錠ができるテレワークブースのサービスを提供しており、外回りのスキマ時間にひと仕事をすることが可能です。テレキューブは完全個室型なので、周囲の目線や音漏れを気にせずにオンライン会議や電話での商談、書類の作成・確認などをこなせます。気になる方はいつでもどこでもテレキューブをご覧ください！

出先で効率良くビジネスができるのがメリットです。

これは便利！オンライン会議で活用できる道具やツール

ここでは、オンライン会議を快適に行える「あると便利なツール」をご紹介します！

スピーカーフォン

スピーカーフォンとは、受話器を置いたままで通話できる便利なアイテムで、スピーカーと集音マイクを一体化させた装置です。テレワークの増加に伴い注目されています。スピーカーフォンは、広範囲の音を拾えるため、複数人でオンライン会議に参加する場合でも、お互いに聞き取りやすいためスムーズに進行できます。

会議に参加する人数や会議を行う場所に合わせて、適切な集音半径のスピーカーフォンを選ぶことが必要です。数人が小さな部屋で行うオンライン会議の場合は半径3～5m程度、10人以上の大人数が広い部屋で行う場合は、集音半径が5m～10mのスピーカーフォンをオススメします。

ヘッドセット

ヘッドセットとは、マイクが搭載されたヘッドホンやイヤホンのことです。
オンラインでの通話やゲームのボイスチャット、配信などのシーンで活用できます。
オンライン会議などビジネスシーンで使用する場合は、性能の高いマイクを搭載したヘッドセットがオススメです。

自宅で家族が近くにいるときやカフェなど不特定多数の人がいる場所では、ノイズキャンセル機能付きのマイクを搭載しているヘッドセットならば、クリアな音声で相手と通話ができます。

覗き見防止フィルム

不特定多数の人がいる場所でテレワークをするときには、背後からパソコンの液晶画面を覗き見られるのが心配になります。

そんなときに利用したいのが 、覗き見防止フィルムです。 画面の正面からは通常通り見えますが、横から見ると画面が真っ黒に見えるため周囲に人がいても覗かれる心配がありません。

留め具を使って取り外しができるものもあり、周囲に人がいるときだけ使うことも可能です。人のいる場所で機密性の高いデータを取り扱うときに使うのをおすすめします。

ボイスレコーダー

オンライン会議システムに録音機能がない場合は、ボイスレコーダーがあると便利です。
会議の内容をまとめたり、参加していない人に内容を伝えたりするときに活用できます。
スマホなどで録音機能があるものもありますが、気になる話をすぐ録音して記録するときは、ボイスレコーダーがよいでしょう。

ボタンを押すだけですぐに録音でき、音声をクリアに録音できるので聞き取りやすいのがメリットです。

マイク

パソコンに内蔵されているマイクを使うのもよいですが、専用のマイクを利用した方が、より相手に自分の声を届けやすいといえます。1人でオンライン会議に参加するときには単一指向性のマイクで十分です。アームタイプのマイクは好きな角度に調整できるので、使う人の口の高さに合わせて利用できます。

価格も数千円程度で購入できるものも多いので、コスパ良くオンライン会議の質を上げられます。

バーチャル背景

バーチャル背景もぜひ活用してみたいツールのひとつです。
自宅でオンライン会議を行う際に、部屋の内部を社内外の人に見られるのが恥ずかしい人もいるでしょう。バーチャル背景を利用すれば、たとえ実際の現場が散らかったキッチンのダイニングテーブルだとしても、相手に見えることはありません。

背景を変えられるオンライン会議ツールには、Google Meet、Zoom、Skype、Microsoft Teamsなどがあげられます。簡単な方法で背景を変更できるので、プライベートな場所を見られたくない人は利用すると良いでしょう。

オフィスでできる対策

普段、働いているオフィスで オンライン会議を快適な環境で行うには、いくつかの方法があります。
ここでは、オフィスでできる対策についてご紹介をしましょう。

会議室の利用ルールを作る

オンライン会議はできるだけ周囲に人がいない場所で行うことが重要です。
そのため、オフィスにおいては会議室を利用することが多いでしょう。
効率良く使うためには、「予約制にする」「使用時間を決める」など会議室の利用ルールを作ることが必要です。「会議室を押さえたい日が空いていなかった」「利用時間が過ぎているのになかなか会議室を空けてくれない」などのトラブルを避けられます。

近年では、「会議室の予約管理システム」のサービスが提供されており、会議室の予約状況をリアルタイムで管理することが可能です。会議室の予約忘れやダブルブッキングを防げるので、効率良く会議を開けるようになります。

防音対策をする

オンライン会議を行うには、防音対策を立てることが必要です。
音漏れや騒音を気にせず、会議に集中できる環境を事前に構築しておきます。
特に自宅でオンライン会議をする場合、小さなお子さんがいる家庭では「子どもを見ながら仕事ができる部屋やスペースがない」という人が少なくありません。
また、オフィスのデスクで行う場合も周囲の騒音が気になることもあるでしょう。

オンライン会議中に周囲の音を軽減するには、以下のような方法もあります。

1.デスク用の防音ブース（段ボール製の箱型など）を設置する
2.ノイズキャンセリング機能付きのイヤホンやヘッドホンを使用する
3.吸音性のあるパーティションや吸音パネルを導入して空間を仕切る

比較的リーズナブルな価格でできるので、防音対策のひとつとして試してみてはいかがでしょう。

オフィスの防音対策について詳しく知りたい人は、こちらのリンク記事をご覧になってください！
▷オフィスの防音対策をしよう！ 音漏れの原因や便利なWeb会議ブース、工事なども解説

Web会議ブースを導入しよう

新型コロナの感染予防のためにテレワークが普及したため、オフィスでもWebでのオンライン会議が増えています。

しかし、オフィスでオンライン会議をする場合には、以下のような悩みがつきものです。

1.自席でオンライン会議をすると周囲の音が入り、こちらの声を相手が聞きにくい
2.会議室が足りない
3.オープンなスペースでは会議に集中できない

作業のみのテレワークならば自席でも問題なく行えますが、オンライン会議となると、ある程度クローズされた空間が必要となります。

ストレスフリーでオンライン会議をするならば、Web会議ブースをオフィスに設置するのも良い方法です。Web会議ブースはパーテーションなどで空間を仕切るため、周囲の騒音や目線をシャットアウトしてくれます。完全個室型のWeb会議ブースならば、より遮断された空間でオンライン会議に集中することができます。

Web会議ブースをオフィスの空いている場所や、会議室の一角に設置すれば、現在のオフィススペースを有効活用できるでしょう。

最新版のWEB会議ブースにご興味がある人は、こちらのリンク記事を参考にしてください！
▷Web会議ブース（個室ブース）44機を人数別・防音別で比較。2023年最新版

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よくある質問

外にいるときに急にオンライン会議をすることになりました。そんな時はどうしたらいいですか？

そんな時は駅や商業施設にある個室ワークブースを使うのがおすすめです。例えばいつでもどこでもテレキューブは全国の都市に設置されているので、ブース検索からお探しください。

出張やプロジェクトで特定の地域に短期間滞在します。そんなときにオフィスのように集中して作業をしたりオンライン会議を受けるにはどうすればいいでしょうか。

一定期間オフィスとは別の場所で仕事をする場合におすすめなのはシェアオフィスやコワーキングスペースです。
オフィス検索サイト「OFiT」は全国のオフィス情報が掲載されているので、指定したエリアから希望のオフィスを見つけることが可能です。

屋外にある個室ワークブースが埋まっていました。そんなときに使える防音スペースは他に何があるでしょうか。

防音・個室にこだわりたい場合はカラオケやビジネスホテルもおすすめです。背景が気になる場合はバーチャル背景を設定しましょう。

最適な場所がなく、自席など声のする場所でオンライン会議をすることになった場合、相手が不便を感じないように注意する点はありますか？

マイク付きイヤフォンを使う・人の少ない場所で行うことで外のノイズを極力拾わないことがポイントです。

まとめ

コロナ後の新しい働き方により、オンライン会議は一般の企業に浸透していきました。
感染予防にも役立ちますが、時間を効率的に使えるなどさまざまなメリットがあり、コロナが収束した後も増えていくでしょう。

このようにオンライン会議はとても便利なビジネスツールのひとつですが、クオリティの高い会議を実現するには、「場所選び」が大きなキーポイントといえます。オンライン会議に最適な場所を選ぶ、あるいは構築するなどして、快適なオンライン会議ができる環境をつくりましょう。