• オフィス移転

【保存版】事務所移転でやるべきこと確認用チェックリスト・時系列理解！

事務所移転は、組織にとって重要な一大プロジェクトです。新しいスタートを切るための準備と計画は、スムーズな移転と円滑な業務継続に欠かせません。しかし、どのように進めればよいのか、一つ一つの手続きやスケジュールを把握するのは容易ではありません。ステップバイステップで進行する移転プロセスを、事前の準備から当日までのスケジュールに沿ってわかりやすく解説します。さらに、移転に伴う費用や業務をスムーズに進めるためのポイント、そして業者の選定に至るまでのアドバイスをご紹介します。

事務所移転前8-7ヶ月には始めておくべきこと

事務所移転の目的・理由の選定

最初に、移転の背後にある目的と理由を明確にしましょう。これによって移転先の要件や選択肢が絞り込まれます。例えば、柔軟な働き方を実現するための移転、新たな人材を採用するための移転、ブランド力向上のための移転など、目的に合わせた計画が必要です。

現オフィスの解約における規約・契約内容の確認

新しいオフィスへの移転に向けて、現在のオフィスの解約に関する規約や契約内容を確認しましょう。解約時期や手続き、敷金・保証金の扱いなどを把握することで、移転計画をスムーズに進めることができます。

移転先の物件探し

新しいオフィスの選定は慎重な調査が必要です。周辺の利便性やアクセス状況、近隣施設などを考慮に入れて物件を選びましょう。従業員やクライアントにとって便利な場所かどうかも検討するポイントです。

事務所移転業者・コンサルの選定

移転プロセスを支援する業者やコンサルタントの選定も重要です。信頼性や実績、サービス内容などを比較し、適切なパートナーを選びましょう。早い段階での選定が、移転の円滑な進行に寄与します。

事務所移転前6-3ヶ月には始めておくべきこと

オフィスのコンセプトの策定

新しいオフィスでの働き方や雰囲気を決定しましょう。コンセプトが明確であれば、レイアウトや内装、家具の選定がスムーズに進みます。例えば、クリエイティブな空間、コラボレーションを促進する環境、リラックスできるオフィスなど、目指すイメージを明確にすることが大切です。

オフィスのレイアウト選定と設計

オフィスのレイアウトは効率的な作業環境の構築に影響を与えます。ゾーニングを考慮して、作業エリアや休憩スペース、会議室などのレイアウトを検討しましょう。また、会議室の数やサイズ、必要な設備なども検討しておくことが重要です。

内装の検討

オフィスの内装デザインは環境づくりの一環です。壁の色、床材、照明などを選定し、コンセプトに合った快適な空間を作りましょう。従業員の創造性や生産性を高めるためにも、内装は重要な要素です。

オフィス家具・インテリア・インフラの手配

新しいオフィスに必要な家具やインテリア、インフラを手配する段階です。作業スペースに適したデスクやチェア、収納家具などを選定しましょう。また、必要なテクノロジー設備や通信インフラの整備もお忘れなく。

事務所移転前2-1ヶ月には始めておくべきこと

取引先への挨拶回り・連絡の開始

取引先や顧客への挨拶回りや連絡を始めましょう。移転先の住所や連絡先の変更を伝えるだけでなく、新しいオフィスでのサービスや取り組みについても共有します。円滑なビジネス関係の維持のためにも、早めの対応が重要です。

ホームページでも告知

社内外への移転の告知をホームページで行いましょう。新しいオフィスの場所やアクセス方法、移転日などを掲載します。これによってクライアントやパートナー、訪問者が新しい場所に迷わず訪れることができます。

各種書類の住所変更

移転に伴う各種書類の住所変更手続きを始めましょう。郵便物の転送手続きや、請求書、名刺、カタログなどの印刷物の住所変更を忘れずに行います。これによって、円滑なコミュニケーションとビジネス運営が確保されます。

社内マニュアル・移転日の動き・スケジュールを共有

社内では、移転に関する情報を従業員と共有しましょう。社内マニュアルを更新し、新しいオフィスでのルールやガイドラインを示します。また、移転日の動きやスケジュールも詳細に共有し、スムーズな移行をサポートします。

事務所移転当日までには始めておくべきこと

事務所移転当日は、準備が整っていることが不可欠です。最終段階での確認事項と対策をしっかりと把握しましょう。

既存のオフィスの原状回復工事・引き渡しの準備

既存のオフィスの原状回復工事や清掃を行い、引き渡しの準備を整えましょう。契約内容に基づいて、床や壁の補修、設備の撤去などを実施します。これによって敷金や保証金の返還を円滑に進めることができます。

各機関へ届け出

移転に伴って、関係機関への届け出を忘れずに行いましょう。法務局（登記所）への住所変更届け、税務署への変更届け、社会保険事務所、労働基準監督署、公共職業安定所（ハローワーク）、郵便局、消防署などへの手続きを進めます。

クレジットカード情報の変更等

移転に伴い、クレジットカード情報や送付先の変更が必要な場合があります。事前に各クレジットカード会社に連絡し、正確な情報への変更手続きを行いましょう。

移転日の立会い

移転当日は、業者や関係者との立会いを確保しましょう。移転作業の進捗や問題の発生に対応するために、常に連絡が取れるように心がけます。また、新オフィスへの機器や家具の運搬や配置についても確認し、円滑な移行を確保します。

これらの準備を徹底することで、事務所移転当日のスムーズな進行をサポートしましょう。

新オフィスでの初日の流れと注意点

新オフィスでの初日は、すべてがスムーズに進行するよう計画が必要です。最初のステップは、到着後すぐに全スタッフがオフィスのレイアウトと設備を再確認することです。これは、業務の効率を上げるためです。

次に、各チームや部門の役割分担を事前に確認しましょう。誰がどのエリアを担当するか、どの業務を優先すべきかを明確にすることで、混乱を避けることができます。新しいシステムや設備の使用方法についての研修もこの日に行うとよいでしょう。

注意点としては、インフラ周りのトラブルへの対応策を事前に考えておくことが重要です。例えば、インターネット接続や電話回線のトラブルが発生した場合の連絡先や手順を確認しておきます。また、新しい環境に馴染むことがスタッフにとってストレスになる場合もありますので、フォローアップミーティングを設定して状況を共有し、サポートすることが大切です。

これらの手順を押さえることで、新オフィスでの初日を円滑に乗り切ることができます。

事務所移転時の費用の内訳について

事務所移転は新たな展開に向けた重要なステップですが、その際にはさまざまな費用が発生します。移転に伴う費用を正しく把握し、計画的な予算設定が成功への第一歩です。

以下は、事務所移転時に発生する主な費用の内訳です。

1. 新オフィスの契約にかかる費用:

• 前家賃
• 敷金
• 礼金
• 保証会社費用
• 仲介手数料
• 火災保険料

2. 新オフィスへの移転にかかる費用:

• 引っ越し費用（荷造り、運搬、設置など）
• 内装工事費用
• 什器・備品の購入費
• テクノロジーの設備や通信インフラの整備費用

3. 旧オフィスの退去にかかる費用:

• 原状回復費用（壁や床の補修、塗装、クリーニングなど）
• 不用品処分費用

4. その他諸経費:

• 税務署や法務局、社会保険事務所などでの手続きにかかる費用
• 名刺やパンフレットの作り直しにかかる費用
• ホームページの住所変更や更新に関する費用
• 通信費の変更費用
• 従業員の移動や新生活サポートにかかる費用（交通費、宿泊費など）
• インターネットや電話回線の移転・設置費用
• 新しいオフィスの看板やロゴの変更費用

これらの項目をきちんと把握し、複数の事務所移転業者とのコンタクトを取り、見積もりを比較することで、効果的なコスト管理が可能です。事務所移転を成功に導くために、計画的な予算設定が重要です。

事務所移転に伴う行政手続きの詳細

事務所移転には多くの行政手続きが必要です。まず、オフィスの住所変更を管轄の税務署に届け出ることが重要です。この変更届は、新しい住所に移転した日から1ヶ月以内に提出することが求められています。

次に、労働基準監督署やハローワークへの届け出も忘れないようにしましょう。これら機関には、事務所移転後10日以内に「事業所名称・所在地変更届」を提出します。社会保険関連については、新しい住所の管轄の年金事務所に住所変更の手続きを行います。

また、法人登記住所の変更手続きも必要です。これは法務局で行うもので、変更登記申請は迅速に行うことが推奨されます。さらには、取引先への住所変更通知も同時に行うと良いでしょう。
例として、金融機関や主要取引先への連絡は事前に行っておくことでスムーズな関係維持が可能です。これらの手続きを円滑に進めることで、移転に伴うトラブルを未然に防ぐことができます。

事務所移転業務をスムーズに行う為のポイント

事務所移転は、コストと手間を要する大規模なプロジェクトです。成功するためには、計画的な段取りと適切な戦略が欠かせません。以下に、事務所移転業務をスムーズに行うためのポイントを解説します。

1. 移転の目的を明確化する

移転の目的を明確にすることは、成功の鍵です。まず最初に、なぜ移転が必要なのか、どのような課題を解決したいのかを洗い出しましょう。また、移転後にどのような働き方を実現したいのかも整理することが重要です。

2. 現状の課題を洗い出す

移転前に現在のオフィスの課題を明確にすることは、新しいオフィスの設計やレイアウト検討の基盤となります。必要な設備やスペース、環境の改善点などを把握しましょう。

3. スケジューリングとタスク分散の計画

移転計画のスケジューリングは、業務の中断を最小限に抑えるために欠かせません。移転にかかるタスクを段階的に分解し、適切なタイミングで実施する計画を立てましょう。

4. 社員への周知と参加

移転に関する情報を社員と共有し、参加を促すことで、円滑な移転が可能となります。移転に関する疑問や要望を収集し、スムーズな移行を実現しましょう。

5. 移転業者の選定を慎重に

移転業者の選定は重要です。単に費用やデザインだけでなく、業者との継続的な信頼関係や理想のオフィスづくりへの対応能力も考慮しましょう。複数の業者と比較検討し、最適な選択を行いましょう。

事務所移転は、スムーズに行うための計画と準備が欠かせません。上記のポイントを意識しながら、成功への一歩を踏み出しましょう。

事務所移転費用を節約するポイント

事務所移転の費用を抑えるための戦略はいくつかありますが、特に効果的な方法があります。それは、引っ越しや内装工事など、複数の工程を一つの業者にまとめて依頼することです。

通常、事務所移転は多くの工程から成り立っています。それぞれの工程を別々の業者に依頼すると、初期費用や工程間の調整に時間と手間がかかることがあります。しかし、一つの会社にまとめて依頼することで、初期費用の削減と時間の節約が期待できます。

オフィス設計から内装工事、引っ越しまで、全てをワンストップで対応できる業者を選ぶことで、工程の連携がスムーズに行われ、一貫性のある事務所移転を実現できます。節約と効率を両立させるため、一社にまとめて依頼する方法を検討してみましょう。

事務所移転業者の選定のポイント

事務所移転において、適切な業者を選ぶことは成功への鍵です。事務所移転業者には得意な分野が異なります。デザイン、機能性、大規模プロジェクトへの対応など、得意な領域が企業ごとに異なることを理解しておきましょう。

事務所移転業者を選ぶ際には、複数の企業とコンタクトを取り、それぞれの強みや特徴を把握することが大切です。企業ごとに提供できる価値が異なるため、移転の目的やニーズに対して最適な業者を選ぶことが重要です。

例えば、デザイン重視の場合はデザイン力が高い業者を、機能性を求める場合は機能的なオフィスを得意とする業者を選ぶことが良いでしょう。大規模な移転を行う際には、経験豊富な業者が適切な提案をしてくれる可能性が高いです。

結局のところ、移転業者の選定は成功への第一歩です。しっかりと企業を理解し、その得意分野に合わせて選ぶことで、スムーズで満足度の高い事務所移転を実現できるでしょう。

まとめ

事務所移転は多くの段階と調整が必要な大きなプロジェクトですが、適切な計画と準備を行うことでスムーズに進めることができます。この記事で紹介したチェックリストを活用し、移転の目的やタイミングに合わせてスケジュールを立ててみてください。移転前から移転後までのスムーズな移行を実現するために、十分な準備と計画が欠かせません。事務所移転は新たな一歩に向けた重要なイベントです。計画を立て、チームと協力して実行することで、円滑な移転を実現し、新しい環境でのビジネスの成功に繋げましょう。