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失敗しないオフィス移転！移転の流れからスケジュールを徹底解説

オフィス移転は、企業にとって大きなチャレンジです。新しい場所に移り、新しい環境でビジネスを継続するためには、十分な準備が必要です。しかしながら、移転に伴う業務は多岐に渡り、初めての人にとっては複雑であるため、計画的に進めることが求められます。この記事では、オフィス移転に関する成功の秘訣として、移転の流れからスケジュールを徹底解説していきます。移転プロセスのステップバイステップを把握し、問題を先回りして解決し、最適なスケジュールで移転を進めることができれば、スムーズな移転が可能となりますので是非参考にしてみてください。

オフィス移転を成功させるための必須事項

オフィス移転には、さまざまな目的があります。例えば、事業拡大に伴い、より広いスペースや新しい場所に移転することで、社員の働きやすさや生産性の向上を図ることができます。また、地理的な条件や社員の居住地の変化などによって、より便利な場所へ移転することが求められる場合もあります。さらに、現在のオフィスに不満があったり、新しいオフィスでよりクリエイティブな環境を作り出すことができる場合もあります。

オフィス移転を成功させるためには、移転の目的を明確にし、目的に合った新しいオフィスの場所やスペース、設備などを選定することが重要です。また、社員の意見やニーズを聞き入れ、新しいオフィスのレイアウトや設備の配置などを検討することも大切です。こうした配慮を行うことで、社員の働きやすさや生産性を向上させることができ、結果的に企業の成長や発展につながることが期待されます。

ただ、闇雲にオフィス移転を進めてしまうと、業務が非効率になりスケジュールに遅れや、当初の想定とは違ったオフィスが完成してしまうこともあります。このような事例に至らない為にも、オフィス移転前の準備を徹底することは必須になります。以下のチャプターではオフィス移転時に視野に入れて置くべき項目を解説しておりますので、より効率的なオフィス移転を叶える為にも、是非参考にしてみてください。

移転の理由を明確にする

オフィス移転の理由を明確にすることは、移転後の業務継続性や従業員のストレスを減らすために非常に重要です。移転理由を明確にすることで、移転先で必要な機能や設備、レイアウトなどを正確に把握し、効率的なオフィス環境を作り出すことができます。また、移転理由が明確であれば、従業員に対して適切な説明を行い、移転に伴うストレスを軽減することができます。移転をする際には、必ず移転理由を明確にし、移転先での業務継続性や従業員の福利厚生にも配慮した移転計画を立てることが重要です。

社員の参画

社員の参画を促し、オフィス移転に関する意見やアイデアを積極的に取り入れることで、移転後のオフィス環境に対する意識を高めることができます。また、社員が移転に積極的に参加し、協力して作業を行うことで、チームビルディングやコミュニケーションの強化にもつながります。

レイアウトの見直し

新しいオフィスのレイアウトを見直し、より効率的で働きやすい空間を作ることが重要です。例えば、社員の仕事の内容に合わせて作業スペースを調整する、コミュニケーションの円滑化を図るためにオープンスペースを設けるなどの工夫が有効です。

設備の充実

移転後のオフィスで必要な設備や機器を事前に整備し、スムーズな業務の継続を図ることが大切です。また、新しい設備や機器の導入によって、業務の効率化や生産性の向上を実現することも可能です。

コミュニケーションの確保

移転前後の社員のコミュニケーションを確保することが、円滑な業務の継続につながります。例えば、移転前に社員向けの説明会を開催するなど、移転に関する情報を適切に共有することが重要です。また、移転後には社員同士の交流を促す場を設けることも有効です。

オフィス移転の流れ・期間について

オフィス移転には多くの準備が必要であり、計画的に進めることが重要です。移転の流れや期間は、企業によって異なりますが、詳しく見ていきます。

オフィス移転の流れについて

■準備期間
オフィス移転をするにあたり、まずは移転の計画を立てます。移転先の物件探しや内装の設計、移転時の業務のスケジュールなど、移転に必要な準備を行います。この期間は、1ヶ月から3ヶ月程度が目安とされています。

■物品の梱包・移動
移転当日は、オフィスの機器や家具、文具などの物品を梱包し、トラックや移動会社によって移動します。荷物の量によっては、数日間に分けて移動を行う場合もあります。

■移転作業
移転先での荷物の受け取りや、設置作業などが行われます。また、新しいオフィスのインターネット回線や電話回線の引き込みなど、設備の整備も行います。

■レイアウトの検討・設定
新しいオフィスのレイアウトを決定します。社員の業務内容やコミュニケーションの必要性に合わせて、設備や机の配置などを検討します。

■フォローアップ
オフィス移転後には、社員の不満や問題が出ることもあります。そのため、移転後には社員の声を聞くなど、フォローアップを行うことが大切です。

以上が、オフィス移転の流れになります。移転を成功させるためには、これらのステップを確実に進めることが必要です。

オフィス移転に必要な業務と目安期間について

移転にかかる期間も企業によって異なります。準備期間や物品の量、移転先の距離などによって、期間は大きく異なりますが、一般的には1ヶ月から3ヶ月程度を目安に進めることが多いです。

オフィス移転時の業者選びのポイント

上記でオフィス移転のスケジュールと流れについて見てきました。でも実際に社内メンバーのみで完結できるものなのでしょうか。オフィス移転時の多くの場合は、オフィス移転業者を選定するパターンがほとんどです。オフィス移転は多くの手続きや準備が必要であり、よりスムーズに移転するには業者選びがとても重要になってきます。。業者選びを誤ると移転作業が滞り、予算やスケジュールの遅れ、移転後のトラブルなどの問題が生じることがあります。以下は、オフィス移転時に業者選びのポイントとして考慮すべきことについての説明になります。

実績や信頼性

まず、業者の実績や信頼性が重要です。業者の選定にあたっては、移転実績や顧客満足度、評判などを確認し、信頼性の高い業者を選ぶことが重要です。また、業者の社員や作業員の技術やマナーなども重視しましょう。

サービス内容の充実度

次に、サービス内容や提供するサポートについても確認する必要があります。業者のサービス内容には、引っ越し作業のみならず、梱包や保管などのサポートが含まれることがあります。また、オフィスのレイアウト設計やインテリアデザインなどのコンサルティングサービスを提供する業者もあります。必要なサポートを提供してくれる業者を選びましょう。

費用面

さらに、費用面についても比較する必要があります。業者によっては、料金プランやサービス内容が異なることがあります。複数の業者から見積もりを取り、サービス内容や費用面を比較することで、適切な業者を選ぶことができます。

最後に、契約に関する内容や注意点についても確認しましょう。契約書の詳細な内容や注意点、キャンセル料や追加料金などについても確認し、トラブルを未然に防止するようにしましょう。

オフィス移転コンサルに相談すべき場合

オフィス移転は大変なプロジェクトであり、企業にとっては重要な投資となります。オフィス移転には多くの工程があり、プロジェクトチームを組織しても、専門的な知識が不足している場合、問題が発生する可能性があります。

このような場合、オフィス移転コンサルタントに相談することがおすすめです。オフィス移転コンサルタントは、オフィス移転に必要なすべての知識や経験を持っており、企業がスムーズな移転を実現するためにサポートします。

具体的には、以下のような場合にオフィス移転コンサルタントに相談することが適しています。

・移転にかかるコストを最小限に抑えたい場合
・移転プロセスを効率的かつ迅速に進めたい場合
・移転後のオフィス空間を最適化し、働きやすい環境を作りたい場合
・移転に関する法律や規制に詳しくない場合
・移転先の地理的な環境や市場に精通していない場合

オフィス移転コンサルタントは、企業が移転プロジェクトを成功させるために必要な専門知識や経験を提供し、移転にかかる費用や時間を最小限に抑え、スムーズに移転を実現するためのサポートをしてくれます。

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オフィス移転時のチェックリスト!

オフィス移転時のチェック項目をこちらでまとめております。移転検討時や移転担当者に任命された時に参考にしていただければ幸いです。

オフィス移転時に届け出る必要のある書類

ここまでで、大まかな流れと実際が把握できてきたと思います。ここからは実際に必要な書類手続きを見ていきます。
オフィス移転に際しては、法的な手続きや届出が必要な場合があります。以下に、オフィス移転時に届け出る必要のある書類を紹介します。

まず、建築物に関する手続きとしては、建築確認申請が挙げられます。移転先の建物が新築や増改築を行った場合には、建築確認申請が必要となります。また、建物の使用目的が変わる場合にも、都道府県知事に届け出が必要となります。

次に、事業所の開設や廃業に関する手続きとしては、届出が必要です。移転先が新しい自治体になる場合には、新しい自治体に事業所の開設届出を行う必要があります。また、旧事業所の廃業届出も忘れずに行いましょう。

さらに、従業員に関する手続きとしては、社会保険や労働保険の手続きがあります。移転後に従業員の雇用条件に変更が生じる場合には、社会保険や労働保険の手続きを行う必要があります。

以上のように、オフィス移転時には法的な手続きや届出が必要な場合があります。担当者は、事前に必要な書類や手続きについて確認し、適切に手続きを行うようにしましょう。

オフィス移転で発生する費用について

最後にオフィス移転時の費用面について見ていきます。

物件関連費用

オフィス移転には、新しい物件を探すための仲介手数料、敷金、礼金、保証金などがかかります。また、新しい物件の内装や設備を変更する場合には、改修費用が必要となります。

事務手続き関連費用

オフィス移転には、事務手続きのための費用がかかります。具体的には、引っ越し先の市役所や税務署への届け出費用や、電話やインターネット回線の移転手数料が含まれます。

引越し関連費用

オフィス移転には、荷造りや運搬のための引越し費用が必要です。荷物量や運搬距離によって費用が変わるため、事前に見積もりをとっておくことが重要です。

新しい家具・備品関連費用

オフィス移転後には、新しい家具や備品を購入する必要がある場合があります。例えば、机や椅子、プリンターやコピー機、またはインテリア装飾品などです。これらの費用は、移転先によって異なります。

その他の費用

オフィス移転には、その他にも様々な費用がかかることがあります。例えば、従業員の移動費用や、移転前後の清掃費用、新しいオフィスのセキュリティシステムの設置費用、保険料などです。

以上が、オフィス移転にかかる費用の主な例です。移転前には、事前に十分な予算の確保と、各項目の見積もりを行い、しっかりと予算管理をすることが大切です。

坪単価・移転時の相場

オフィス移転の坪単価や相場は、場所や移転するオフィスの広さ、条件によって異なります。しかし、一般的には、都心部や商業地に近い場所、高級オフィスビルなどは高い坪単価が見込まれます。

具体的には、東京都心部の場合、坪単価は30万円以上が相場となっています。一方で、地方都市や郊外の場合、坪単価は10万円以下の場合もあります。

また、移転時の費用には、仲介手数料や契約金、保証金、敷金、礼金、内装工事費、引っ越し費用、設備移設費用などが含まれます。これらの費用は、移転先の条件や広さによって異なりますが、一般的には数千万円から数億円に及ぶこともあります。

そのため、オフィス移転を検討する際には、十分な予算の確保とコスト削減の対策が必要です。複数の業者から見積もりを取り、比較検討することも重要です。

敷金の会計処理について

オフィス移転時には、旧オフィスの敷金返還金を受け取ることができます。この返還金は、新オフィスの敷金に充てることができます。

まず、旧オフィスからの敷金返還金は、会計処理上「資産」として扱われます。具体的には、「現金」という勘定科目の中に記録されます。

一方、新オフィスへの敷金は、「前払金」という勘定科目に記録されます。この前払金は、支払いを行う前に支払い済みとして記録されるため、会計処理上「負債」として扱われます。

移転前の旧オフィスにおける敷金返還金と、新オフィスにおける敷金は、金額が異なる場合があります。この場合、追加で入金をする必要が生じます。このような場合、旧オフィスの敷金返還金を「現金」として扱い、新オフィスの敷金を「前払金」として扱うことで、会計処理を行います。

また、敷金の返還金は、原則として税抜き金額で支払われます。そのため、消費税が発生する場合は、別途請求書を発行することで消費税を計上します。この場合、請求書額から消費税額を控除して「現金」の勘定科目に記録します。

内装費用の償却について

オフィス移転時には、新しいオフィスの内装を整える必要があります。この内装費用は、会計上償却費として計上することができます。

具体的には、内装費用は、建物に取り付けたり、建物に設備を設置することで、建物自体の価値を増加させるものです。このため、内装費用は、通常、建物の耐用年数に応じて償却することができます。

ただし、内装費用の償却については、税法上のルールがあります。税法上のルールに基づいて、内装費用を償却する方法を選択する必要があります。

具体的には、内装費用を償却する方法としては、次の2つがあります。

特別償却

内装費用の一部は、特別償却として一括して償却することができます。特別償却は、所得税法において認められている償却方法で、一定期間内に購入した固定資産のうち、その年度に一括して償却できる方法です。内装費用を一定割合で償却する方法に比べ、減価償却費を大幅に抑えることができます。

一定割合償却

内装費用を一定割合で償却する方法もあります。この場合、内装費用を耐用年数に応じて、一定割合で償却することができます。ただし、特別償却に比べ、償却費が大幅に増加するため、会計上の負担が大きくなることがあります。

以上のように、内装費用の償却には、特別償却と一定割合償却の2つの方法があります。どちらの方法を選択するかは、会計士や税理士に相談することが重要です。

固定資産税について

オフィス移転後、新しい事務所が固定資産税の課税対象になります。固定資産税は不動産の所有者が年に1回納税する税金で、所有する不動産の評価額に応じて課税されます。従って、移転した事務所においては、新しく評価された固定資産価格に基づいて固定資産税が課されます。

なお、固定資産税の評価額は市町村によって異なりますが、通常は不動産の市場価値に基づいて評価されます。また、固定資産税の納税期限は毎年6月末までであり、滞納した場合は延滞税が課されるため、納税期限には十分注意する必要があります。

移転前の事務所については、移転した日までの期間について固定資産税が課せられます。この場合、事務所の使用権を移転先に移すために、使用権の譲渡契約書を取得し、税務署に提出する必要があります。この書類により、移転前の期間における固定資産税の納税義務が移転先に移ることになります。

なお、移転前の期間における固定資産税の額は、事務所の評価額に基づいて計算されます。評価額の算定方法は市町村によって異なるため、移転前に税務署に問い合わせることをおすすめします。

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よくある質問

オフィス移転にはどのくらいの期間が必要ですか？

一般的には、オフィス移転には3か月から6か月程度の期間が必要とされています。ただし、移転規模や移転先の状況によって異なる場合があります。

移転先のオフィスで使う家具や備品はどうすればいいですか？

移転先で使う家具や備品は、新規に購入するか、移転前のオフィスから持ち込むか、レンタルするか、などの方法があります。移転前にしっかりと計画を立てて、最適な方法を選ぶようにしましょう。

移転にかかる費用はどの程度ですか？

移転にかかる費用は、移転先のオフィスの規模や状況、家具や備品の取り扱い方法、業者の選定などによって異なります。一般的には数百万円から数千万円の範囲であることが多いようです。

移転業者はどうやって選べばいいですか？

移転業者を選ぶ際には、実績や評判、料金、対応力などを比較することが大切です。複数の業者に見積もりを依頼し、細かい条件やサービス内容を比較して、自社に最適な業者を選びましょう。

移転先でのインターネット環境について、どのように準備すればよいですか？

移転先でのインターネット環境については、移転前に事前に確認し、必要に応じてプロバイダーの変更や回線の工事を手配する必要があります。また、移転先でのネットワーク構築にも時間を要するため、移転計画の段階から早めに対応するようにしましょう。